Proses pengarsipan dalam sebuah perusahaan merupakan kegiatan oprasional yang rutin dilakukan dan dikelola dengan baik serta detail. Lalu lintas dokumen yang besar membutuhkan tenaga dan waktu dari SDM yang mampu mengelola secara sistematis dan dan terogranisir. Saat ini masih banyak perusahaan yang masih melakukan penataan dokumen arsip dengan cara yang masih konvensional. Tentu cara ini memiliki banyak kelemahan, diantaranya mudah mengalami kerusakan, kehilangan dokumen serta membutuhkan ruangan yang luas, karena dokumen tiap saat akan terus bertambah. Untuk mewujudkan penyimpanan arsip yang lebih baik, saat ini penyimpanan arsip beralih pada arsip digital.
Seiring dengan perkembangan jaman dan kemajuan teknologi saat ini, tidak sedikit juga yang mulai beralih ke arsip berbentuk digital. Arsip digital atau arsip elektronik adalah suatu sistem pengumpulan informasi berupa dokumen yang telah direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer. Tujuan dari arsip digital adalah agar mudah ditemukan, dilihat dan dikelola.
Saat ini arsip digital dinilai lebih aman dan lebih praktis dalam sistem pengelolaan arsip. Penyimpanan arsip digital dan arsip fisik perbedaannya ada pada format penyimpanannya. Pada arsip konvesional yang berbentuk fisik yang dapat dipegang, seperti kertas yang telah dicetak atau ditulis secara manual. Sedangkan arsip digital semua catatan akan tersimpan dalam bentuk elektronik.
Arsip digital meliputi beberapa bentuk seperti teks, gambar, audio dan video. Arsip digital lainnya juga dalam format tertentu. Sebelum dipindahkan dari bentuk konvensional ke digital, sebelumnya dokumen-dokumen harus digitalisasi arsip terlebih dahulu. Format digital seperti ini jauh lebih diminati karena kemudahan dan efesiensi. Arsip dalam bentuk digital ini juga minim resiko kerusakan berbeda dengan arsip fisik, mengingat dengan pentingnya arsip pada sebuah perusahaan. Penyimpanannya juga tidak membutuhkan banyak ruangan. Tetapi arsip digital juga memiliki beberapa resiko, seperti mudah untuk dilacak, diretas, dan mudah untuk disimpan.
Media penyimpanan yang cocok untuk arsip digital adalah harddisk local komputer, harddisk server dan juga jaringan. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Pada sistem penyimpanan data diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistem operasi. Direktori tersebut berfungsi sebagai daftar isi untuk media bersangkutan.
Terus bagaimana cara menyimpan arsip digital dengan baik, benar serta aman? Berikut cara-cara pengelolaan arsip digital:
- Beralih dari arsip konvensional terlebih dahulu melakukan digitalisasi arsip. Menyiapkan dokumen-dokumen yang kemudian dialih media.
- Melakukan scanning pada surat maupun naskah
- Membuat daftar dari arsip yang sudah di scan berdasarkan kepentingan, kegunaan atau tanggal arsip tersebut
- Membuat folder-folder pada media seperti komputer, sebagai tempat penyimanan dokumen surat yang sudah di scan
- Menghubungkan antar daftar arsip dengan arsip hasil scan dengan membuat hyperlink